МЕДИЦИНСКОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО О СМЕРТИ

Автоматизированная

“Система сбора, накопления и анализа данных о перинатальной смертности”

(версия 5.2).

Руководство пользователя

2010 г.

АННОТАЦИЯ

Данное руководство представляет пользователю последовательность действий при работе с программой.

Описываются действия пользователя по использованию данного программного обеспечения.

СОДЕРЖАНИЕ

А. Назначение программы

Б. Выполнение программы

А. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ

Автоматизированная «Система сбора, накопления и анализа данных о перинатальной смертности» предназначена для ввода данных для медицинского свидетельства о смерти, распечатки свидетельства о перинатальной смерти на принтере, сбора, накопления и анализа данных о перинатальной смертности на основании введенных данных в медицинское свидетельство о перинатальной смерти. Программный комплекс поддерживает в полном объеме процесс ввода медицинского свидетельства о перинатальной смерти, проверкой ошибок и выдачей медицинского свидетельства о смерти на печать.

Автоматизированная система предназначена для учреждений здравоохранения. После ввода данных и устранения ошибок в учреждении, база данных может быть передана на вышестоящий (областной, краевой) уровень. На областном (краевом) уровне после повторной проверки на наличие ошибок, формируется база данных за определенный промежуток времени для проведения анализа.

Предоставление баз данных на федеральный уровень в не конфиденциальном виде осуществляется путем усечения записей: фамилии, имени, отчества и адреса матери (улица, дом, квартира).

Предусмотрена возможность передачи данных в прграмму "Медицинское свидетельство о смерти" для формирования полной базы по смертности.

Автоматизированная система функционирует в среде Windows, использует систему управления базами данных Microsoft Access 2000 и более поздние версии..

Б. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОГРАММЫ

1. Запуск программы.

Осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку на рабочем столе. В результате загружается исходная форма программы (главная кнопочная форма).

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Подготовительные операции.

· Помощь.

· Ввод данных по умершим и мертворожденным, мать которых проживает на территории области.

· Ввод данных по умершим и мертворожденным, мать которых проживает вне территории области (иногородние).

· Просмотр и корректировка данных полной базы (объединяющей проживавших на территории области и вне ее).

· Вывод списка умерших за период времени (установленный в полях "начало" и "окончание").

· Отчеты.

· Операции с базой.

· Служебный режим

2. Подготовительные операции

В этом режиме загружается форма «Подготовительные операции».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Ввод справочников.

· Удаление данных из всех баз программы (основной, промежуточной, дубликатов).

· Ввод атрибутов учреждения и настройка папок импорта/экспорта данных (обязательное заполнение всех полей).

· Переход на новую версию программы путем выгрузки введенных данных, включая справочные, с последующей загрузкой в обновленную программу.

· Численность населения для расчета показателей в отчетах.

2.1. Ввод справочников.

В этом режиме загружается форма «Справочники».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

Просмотр справочников (пользователь не может вводить и изменять в них информацию), поддерживаемых на областном (краевом) уровне с целью обеспечения единства представления данных:

· Справочник МКБ-10 (только для получения справочной информации при отсутствии бумажного варианта МКБ-10).

· Краткий справочник МКБ-10 (синонимов, используемых в практике и пополняемый только на областном уровне).

· Справочник ОКАТО с полным представлением территории области.

· Справочник учреждений области.

Примечание. Для ведения справочников имеется отдельное программное обеспечение.

Ввод данных в следующие справочники производится пользователем (пополнение, изменение, удаление):

· Справочник врачей (учреждения – пользователя).

· Справочник территорий вне области (другие территории России и другие государства). Пользователь должен дополнять имеющиеся данные в справочнике, если более детально хочет указать проживание умершего лица.

· Справочник улиц.

Следует обратить внимание на наличие в справочнике учреждений здравоохранения области привязки к коду территории. На областном уровне ее можно сделать разным образом. Можно привязывать учреждение только к району области. Тогда в отчетах будут приведены данные в разрезе районов области. Если указывать местонахождение учреждения здравоохранения непосредственно к городу (поселку), то тогда в отчетах будут присутствовать наряду с районом области и города (поселки). В результате численность умерших будет перераспределена по тем территориям, к которым осуществлена привязка учреждений здравоохранения. При кодировании учреждений недопустимо использование служебных символов.

Справочники областного уровня поддерживаются централизовано. Файлы обновления должны рассылаться учреждениям здравоохранения по электронной почте. Обновление справочников осуществляется через режим "Операции с базой".

Краткий справочник (синонимов) является основным при кодировании причин смерти. При его пополнении на областном уровне нужно руководствоваться всеми томами МКБ-10. В то же время, из-за весьма большого числа синонимов целесообразно ограничить объем и оставить только те формулировки, которые в практике врачей широко используются. Желательно, чтобы данный справочник пополнял врач, обученный по МКБ-10 (консультативная помощь по данному вопросу может использоваться в соответствии с договором).

2.2. Удаление данных.

Осуществляется из всех баз с предварительным подтверждением.

Для уменьшения размера бызы на диске пользователь имеет возможность осуществить сжатие базы (пункт меню «Сервис\Сжатие базы данных»).

2.3. Ввод атрибутов учреждения и настройка папок.

Атрибуты учреждения вводятся перед началом работы с медицинским свидетельством о перинатальной смерти и вводятся один раз для учреждения, в котором установлена программа.

Название области выбирается из справочника «ОКАТО», код области проставляется автоматически, аналогично вводится район и учреждение.

Статус учреждения выбирается из соответствующего справочника. Серия проставляется по правилам установленным на данной территории.

В результате введенных атрибутов учреждения при вводе новой записи свидетельства о смерти пользователю по умолчанию будут предлагаться данные об учреждении здравоохранения. При необходимости пользователь имеет возможность их сохранить, отвергнуть и ввести иные данные.

Должны быть обязательно заполнены все поля формы.

Необходимо прописать пути к папкам для импорта, экспорта.

2.4. Переход на новую версию программы.

Для перехода на новую версию программы необходимо:

· Последовательно нажать все кнопки экспорта данных. В результате будут созданы файлы в папке для экспорта данных с названиями, указанными на кнопках.

· Выйти из программы.

· Заменить программу путем удаления старой и копирования новой программы.

· Загрузить обновленную программу.

· Перейти на вкладку "Переход на новую версию программы".

· Последовательно нажать на все кнопки импорта данных. В результате ранее введенные данные будут присутствовать в обновленной программе.

Примечание. Обновленная программа обычно передается без справочников и баз данных. Если это не соблюдено, то необходимо воспользоваться режимом удаления всех данных перед режимом перехода на новую версию программы.

2.5. Численность населения.

Вводятся данные в разрезе возрастных группировок, согласно МКБ-10 на текущий год, по окончании текущего года вводятся новые данные на следующий год.

3. Помощь.

С помощью кнопки «Помощь» можно получить следующую информацию:

· О программе.

· Краткие рекомендации по работе.

· Не используемые коды.

· Использование МКБ-10.

· Руководство пользователя.

4. Ввод данных.

4.1. Ввод данных о смерти ребенка или рождении мертвым плодом, для матерей, проживавших на территории области (прикрепленное население).

Осуществляется нажатием кнопки "По области" на главной кнопочной форме. В результате загружается форма ввода. Оператору предъявляется новая запись, в которой по умолчанию введены атрибуты учреждения. Возможны два подхода по вводу данных:

· Ввод из первичной медицинской документации с последующей распечаткой бланка медицинского свидетельства о перинатальной смерти на принтере (кнопки "Лицевая часть" и "Оборотная часть") - предпочтительный вариант.

· Ввод с копии заполненного от руки медицинского свидетельства о смерти, представленного учреждениями, не имеющими компьютерной техники.

Процесс ввода данных заканчивается проверкой ошибок ввода по кнопке "Ошибки".

В практической работе ввода данных с копии заполненного бланка часто встречаются случаи, когда на бумажном носителе имеются ошибки кодирования. При тестовом контроле в программе эти ошибки выявляются. В результате появляется необходимость внесения изменений в свидетельство.

В целях уменьшения трудоемкости работ по медицинскому свидетельству о смерти и обеспечения единства информации на бумаге и на электронных носителях рекомендуется ввод из первичной медицинской документации с распечаткой документа на принтере для органов ЗАГС и территориальных подразделений Росстата.

Ввод данных в поля, имеющие в правой части поля кнопку, может осуществляться следующими способами:

— Нажать кнопку, выбрать нужный вариант из предъявленного списка, щелкнув левой кнопкой мыши.

— Набирать текст, смотря на раскрытый список. По первым набранным символам компьютер предъявит совпадающие строки списка. Увидев в списке нужный вариант, оператор переходит на раскрытый список, и щелкает мышью по выбранной строке, вставляя тем самым в поле ее содержание.

Рекомендуется заполнять поля сверху вниз и с переходами по вкладкам слева направо.

Данная рекомендация основана на том, что в ряде случаев предыдущее поле определяет список текущего поля. Так, например, после ввода района области (месторасположения учреждения здравоохранения) в поле "Учреждения здравоохранения" будут отфильтрованы только те учреждения, которые находятся в этом районе.

Аналогичная ситуация с постоянным местом жительства и местом смерти: ввод района/города областного подчинения будет определять список населенных пунктов местного назначения.

При этом необходимо отметить, что фильтрация списка учреждений определяется привязкой этих учреждений к территориям справочником учреждений. На областном уровне эту привязку можно изменить.

Принадлежность городов к областному подчинению определяется кодами ОКАТО и ее изменить нельзя на областном уровне (ибо все изменения в него вносятся только на федеральном уровне).

При вводе данных необходимо иметь в виду, что в ряде случаев программа закрывает некоторые поля, делая это на основании введенной информации в предшествующие поля, тем самым, подсказывая оператору правильный вариант ввода.

Наиболее трудоемким и ответственным этапом ввода является кодирование всех введенных причин смерти.

В кодировании причин смерти следует придерживаться следующей методики:

· Первоначально следует воспользоваться кратким справочником синонимов.

Заполнение начинаем сверху вниз, со строки а). Открываем справочник, набираем в поле «Наименование диагноза» первые буквы формулировки причины смерти, раскрывается нужная часть списка синонимов, нажатием правой клавиши мыши вносим нужную формулировку причины смерти в строку, одновременно появляется код данной причины смерти.

Если формулировка причины смерти не найдена, то дважды кликаем мышью в поле ввода кода причины смерти. Появится форма поиска синонимов в справочнике. В верхней части окна показаны два поля для поиска: первое поле предназначено для кода, второе поле предназначено для названия. Поиск осуществляется по части кода и (или) названия внутри текста. После внесения в одно или в оба поля поиска данных, следует нажать кнопку «Выбрать». В результате этого список будет отфильтрован. Из уменьшенного по числу записей списка следует выбрать нужную строку (щелчком мыши по выбранной строке) или нажать кнопку "Внести". По этой команде в соответствующее поле будут одновременно внесены код (правая часть) и название (левая часть). Кнопка "Найти" при работе с кратким справочником МКБ-10 позволяет раскрыть поисковое окно с целью нахождения нужной строки. Обратите внимание, что перед вызовом этого режима поиска необходимо щелкнуть по выбранному столбцу. Данный режим не фильтрует, а только находит нужную запись. Внесение выбранного кода и названия, как и в предыдущем варианте, осуществляется нажатием кнопки "Внести".

· Если не найдена нужная формулировка, то можно внести собственную формулировку (новый синоним), что рекомендуется делать в исключительных случаях.

В поле наименования причины смерти вводится собственная формулировка, а в поле кода, соответствующий ей код.

Примечание: на областном уровне введенный вручную синоним проверяется и, если он правильный, добавляется в краткий справочник, который периодически рассылается во все учреждения здравоохранения.

По окончанию ввода медицинского свидетельства о смерти необходимо провести контроль на правильность заполнения, для этого необходимо нажать кнопку «Ошибки». Перечень ошибок указывается в протоколе, который при желании можно распечатать.

После устранения всех ошибок бланк свидетельства распечатывают на бланке на принтере, подписывают у врача, заверяют печатью.

Кнопка “Поиск” позволяет раскрыть поисковое окно с целью нахождения нужного варианта.

Ввод дубликата медицинского свидетельства о смерти выполняется по кнопке “Ввод дубликата”.

Удаление просматриваемой записи производится по кнопке «Удаление».

4.2. Ввод данных о смерти ребенка или рождении мертвым плодом, для матерей, не проживавших на территории области (иногородние).

Этот режим отличается от предыдущего только кодированием места постоянного проживания. Для этого используется справочник "Территории", в котором даны коды и названия других территорий России, коды всех стран мира. Пользователь может дополнить справочник, если считает нужным детализировать место постоянного проживания иногородних лиц.

Рекомендуется кодировать нулем в справочнике "Территории" лицо без определенного места жительства.

Для иногородних лиц рекомендуется заполнять все строки места жительства, не конкретизируя, что понадобится для дальнейшего проведения аналитических работ.

5. Просмотр и корректировка данных

Осуществляется кнопками:

· Полная база данных.

· Список в интервале дат.

· Выбрать из полного списка.

В результате нажатия кнопки "Полная база данных" загружается форма «Просмотр и корректировка».

Можно просматривать и корректировать базу свидетельств. По кнопке «Удалить» можно удалить текущую запись, а по кнопке «Ошибки» получить протокол ошибок.

В результате нажатия кнопки "Список в интервале дат" загружается список свидетельств за период времени. Загруженная таблица имеет все поля свидетельства. Число записей ограничено периодом времени, заданным в полях "начало" и "окончание" в главной кнопочной форме.

Из этой таблицы пользователь имеет возможность сформировать массив с уменьшенным числом столбцов (выбрать нужные). Для этого необходимо:

· Нажать кнопку "Формат" в верхней строке экрана.

· В раскрывшемся окне перейти на строку "Отобразить столбцы" и нажать клавишу "Enter".

· В раскрывшемся окне со списком всех колонок снять отметку с тех, которые не следует выводить.

· Нажать в отображенном окне кнопку "Закрыть".

В результате этих действий будет выведена на экран таблица с нужными для пользователя колонками.

В отображенной таблице пользователь имеет возможность отфильтровать нужные записи. Для этого он должен войти в нужное поле, в котором выделить часть информации курсором при нажатой левой кнопки мыши. Нажать правую клавишу мыши. В раскрывшимся окне перейти на строку «Фильтр по выделенному». Нажать левую клавишу мыши. В результате в основной (выбранной) форме будут отобраны все записи с имеющейся выделенной информацией для просмотра.

Рекомендуется использовать режим фильтрации по выделенному, который можно применять к уже отфильтрованному массиву. Таким образом, последовательной "фильтрацией по выделенному" можно просто реализовать достаточно сложные условия.

Указанную таблицу можно превратить в таблицу в формате Excel, для чего необходимо воспользоваться кнопками "Сервис" в верхней строке экрана с последующим переходом на строку "Связь с Office" и далее на строку "Анализ в MS Excel".

При нажатии кнопки “Выбрать из полного списка”, на экран выводится список свидетельств о перинатальной смерти, где по двойному клику правой клавишей мыши на любом поле пользователь перейдет в полную форму свидетельства о перинатальной смерти.

6. Отчеты

6.1. Отчеты по гибким запросам.

Отчеты формируются на основании результатов гибкого запроса, заданного пользователем. Режим позволяет, задавать диапазон условий. В зависимости от поставленных условий может быть получен различный результат по базе данных. Пользователь получит количество записей, удовлетворяющих заданным условиям. В запросе не участвуют свидетельства с не заполненными полями по условиям выбора.

6.2 Списки по территориям и области.

Подробные отчеты формируются по территориям и области (без иногородних).

7. Операции с базой

Основная задача данного режима объединение информации на уровне города, района и области. Объединение данных предусматривает контроль правильности выбора первоначальной причины смерти.

· Импорт данных в промежуточную базу по кнопке «psbase.txt»

Для проведения визуального контроля, данные записываются в промежуточную базу. Контролирующий специалист просматривает (корректирует) свидетельство и делает отметку «Просмотрена», при этом программа переходит на следующую запись.

· Кнопка «Просмотр» позволяет просмотреть записи промежуточной базы, не прошедшие контроль.

· Кнопки «Да» и «Нет» позволяют соответственно, произвести отметки в записях промежуточной базы перед переносом данных в рабочую базу.

· После просмотра и корректировки всех записей, свидетельства переписываются в основную базу кнопка «Импорт».

Экспорт данных.

· Экспорт данных из рабочей базы всех данных.

· Экспорт данных из рабочей базы за период времени.

· Усеченных данных за период (ФИО матери и адрес при экспорте не выводятся).

· Формирование экспортного файла для загрузки в программу "Медицинское свидетельство о смерти" для формирования полной базы по смертности.

Импорт справочников при изменениях на областном уровне

· Справочник территорий «ОКАТО».

· Справочник ЛПУ «Учреждения».

· Справочник МКБ-10 «Полный МКБ10».

· Справочник синонимов «Краткий МКБ10».

При просмотре промежуточной базы возможно проведение тестирования на наличие ошибок и исправление ошибок, аналогично работе с основной базой.

При импорте исходный файл psbase.txt должен находиться в папке для импорта данных.

При экспорте из баз данных, в папке для экспорта создается файл psbase.txt, так как файлы баз данных имеют одинаковые имена, то для работы с ними используют отдельные папки, в которые следует копировать файлы psbase.txt, имеющие названия территорий и отчетный период.

8. Служебный режим

(Нажать на надпись «Медицинское свидетельство о перинатальной смерти» на главной форме)

Служит для работы с базами данных, для тестирования баз, выявления и устранения ошибок, а также дополнительных процедур:

8.1. Операций с промежуточной базой:

— Удаление всех записей, кнопка «Удалить».
— Экспорт не отмеченных записей из промежуточной базы.
— Отправка не отмеченных записей по почте (возврат базы данных с большим числом ошибок по эл.почте)
— Просмотр списка свидетельств промежуточной базы.

— Корректировка списка свидетельств непосредственно в таблице (требует знания структуры базы и кодов справочников).

8.2. Операций с рабочей базой:

— Удаление всех записей, кнопка «Удалить».

— Импорт данных из экспртного файла непосредственно в рабочую базу.

— Просмотр списка свидетельств рабочей базы.

— Корректировка списка свидетельств непосредственно в таблице (требует знания структуры и базы кодов справочников).

8.3. Формирование списка из данных рабочей базы:

— Формирование списка свидетельств рабочей базы по выбранной территории расположения учреждения здравоохранения.

— Выгрузка списка в экспортный файл.

Программа может использоваться на различных уровнях:

1. Уровень лечебно-профилактического учреждения

- подготовительные операции

- ввод информации о перинатальной смерти

- проверка и устранение всех ошибок

- распечатка свидетельства на бланке свидетельства на принтере

- экспорт базы данных, ее хранение и передача на вышестоящий уровень

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

2. Районный (городской) уровень

- импорт баз данных всех подведомственных учреждений здравоохранения

- тестирование всей базы данных

- проверка и устранение выявленных ошибок

- экспорт объединенной базы данных, ее хранение и передача на областной уровень

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

3. Областной (краевой) уровень

- импорт баз данных всех территорий

- повторное тестирование каждой базы данных, выявление и устранение единичных ошибок

- возвращение базы данных на доработку при наличии большого числа ошибок

- экспорт тестированных и исправленных баз данных и их отдельное хранение

- слияние исправленных баз данных территорий в единую областную (краевую) базу

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

- пополнение справочников и ежеквартальная их рассылка территориям по системе электронной почты

- хранение всех баз данных и проведение детального анализа

- отправка базы данных на федеральный уровень с соблюдением принципа конфиденциальности по системе электронной почты

- выпуск статистических справочников по смертности

9. Выход из программы осуществляется при нажатии кнопки «Выход» на главной форме.