МЕДИЦИНСКОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО О СМЕРТИ

Автоматизированная

“Система сбора, накопления и анализа данных о смертности”

(версия 7.4).

Руководство пользователя

2010 г.

АННОТАЦИЯ

Данное руководство представляет пользователю последовательность действий при работе с программой.

Описываются действия пользователя по использованию данного программного обеспечения.

СОДЕРЖАНИЕ

А. Назначение программы

Б. Выполнение программы

А. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ

Автоматизированная «Система сбора, накопления и анализа данных о смертности» предназначена для ввода данных для медицинского свидетельства о смерти, распечатки бланка свидетельства о смерти на принтере, сбора, накопления и анализа данных о смертности на основании введенных данных в медицинское свидетельство о смерти. Программный комплекс поддерживает в полном объеме процесс ввода медицинского свидетельства о смерти, автоматизированного кодирования множественных причин смерти, автоматического выбора первоначальной причины смерти, проверкой ошибок и выдачей медицинского свидетельства о смерти на печать.

Автоматизированная система предназначена для всех учреждений здравоохранения. После ввода данных и устранения ошибок в учреждении, база данных может быть сдана на вышестоящий (областной, краевой) уровень. На областном (краевом) уровне после повторной проверки на наличие ошибок, формируется база данных за определенный промежуток времени для проведения анализа. Предусмотрен режим пакетного определения первоначальной причины смерти с помощью встроенного модуля ACME.

Программа может работать с модулем ACME версии 2007 года и более поздними. Необходимо только изменить путь к модулю ACME («Подготовительные операции» ® «Ввод атрибутов ЛПУ, настройка папок»).

Предусмотрен режим автоматической перестановки строк диагнозов, использующий алгоритм восстановления логической последовательности.

Предоставление баз данных на федеральный уровень в не конфиденциальном виде осуществляется путем усечения записей: фамилии, имени, отчества и адреса умерших (улица, дом, квартира).

Автоматизированная система функционирует в среде Windows, использует систему управления базами данных Microsoft Access 2000 и более поздние версии..

Б. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОГРАММЫ

1. Запуск программы.

Осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку на рабочем столе. В результате загружается исходная форма программы (главная кнопочная форма).

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Подготовительные операции.

· Помощь.

· Ввод данных по умершим лицам, проживавших на территории области.

· Ввод данных по умершим лицам, проживавших вне территории области (иногородних).

· Просмотр и корректировка данных полной базы (объединяющей проживавших на территории области и вне ее).

· Вывод списка умерших лиц за период времени (установленный в окнах "начало" и "окончание").

· Выбор (загрузка полной формы) из списка умерших лиц.

· Отчеты.

· Операции с базой.

· Служебный режим, месторасположение скрытой кнопки указывается тем, кто должен объединять информационные потоки на уровне района или области.

2. Подготовительные операции.

В этом режиме загружается форма «Подготовительные операции».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Ввод справочников.

· Удаление данных из всех баз программы (основной, промежуточной, дубликатов).

· Ввод атрибутов учреждения и настройка папок импорта-экспорта данных и расположения модуля ACME , в котором осуществляется ввод данных (обязательное заполнение всех полей).

· Переход на новую версию программы путем выгрузки введенных данных, включая справочные, с последующей загрузкой в обновленную программу.

· Численность населения для расчета показателей в отчетах.

2.1. Ввод справочников.

В этом режиме загружается форма «Справочники».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

Просмотр справочников (пользователь не вводит в них информацию), поддерживаемых на областном (краевом) уровне с целью обеспечения единства представления данных:

· Справочник МКБ-10 (только для получения справочной информации при отсутствии бумажного варианта МКБ-10).

· Краткий справочник МКБ-10 (синонимов, используемых в практике и пополняемый только на областном уровне).

· Справочник ОКАТО с полным представлением территории области и кратким - для других территорий.

· Справочник учреждений области.

· Справочник статуса учреждения.

Примечание. Для ведения справочников имеется отдельное программное обеспечение.

Ввод данных в следующие справочники производится пользователем (пополнение, изменение, удаление):

· Справочник врачей (учреждения – пользователя).

· Справочник территорий вне области (другие территории России и другие государства). Пользователь должен дополнять имеющиеся данные в справочнике, если более детально хочет указать проживание умершего лица.

· Справочник улиц.

Следует обратить внимание на наличие в справочнике учреждений здравоохранения области привязки к коду территории. На областном уровне ее можно сделать разным образом. Можно привязывать учреждение только к району области. Тогда в отчетах будут приведены данные в разрезе районов области. Если указывать местонахождение учреждения здравоохранения непосредственно к городу (поселку), то тогда в отчетах будут присутствовать наряду с районом области и города (поселки). В результате численность умерших будет перераспределена по тем территориям, к которым осуществлена привязка учреждений здравоохранения. При кодировании учреждений недопустимо использование служебных символов.

Справочники областного уровня поддерживаются централизовано. Файлы обновления должны рассылаться учреждениям здравоохранения по электронной почте. Обновление справочников осуществляется через режим "Операции с базой".

Краткий справочник (синонимов) является основным при кодировании причин смерти. При его пополнении на областном уровне нужно руководствоваться всеми томами МКБ-10. В то же время, из-за весьма большого числа синонимов целесообразно ограничить объем и оставить только те формулировки, которые в практике врачей широко используются. Желательно, чтобы данный справочник пополнял врач, обученный по МКБ-10 (консультативная помощь по данному вопросу может использоваться в соответствии с договором).

2.2. Удаление данных.

Осуществляется из всех баз с предварительным подтверждением.

При необходимости пользователь имеет возможность осуществить сжатие базы (пункт меню «Сервис\Сжатие базы данных»).

2.3. Ввод атрибутов учреждения и настройка папок.

Атрибуты учреждения вводятся перед началом работы с медицинским свидетельством о смерти и вводятся один раз для учреждения, в котором установлена программа.

Название области выбирается из справочника «ОКАТО», код области проставляется автоматически, аналогично вводится район и учреждение.

Статус учреждения выбирается из соответствующего справочника. Серия проставляется по правилам установленным на данной территории.

В результате введенных атрибутов учреждения при вводе новой записи свидетельства о смерти пользователю по умолчанию будут предлагаться данные об учреждении здравоохранения. При необходимости пользователь имеет возможность их сохранить, отвергнуть и ввести иные данные.

Должны быть обязательно заполнены все поля формы.

Если введены данные в поля [код по ОКПО] и [ФИО руководителя], то они будут печататься на бланке свидетельства. Если на типографских бланках уже пропечатаны название учреждения и код ОКПО, то необходимо установить флаг на поле [Не печатать название ЛПУ и код по ОКПО на бланке свидетельства].

Необходимо прописать пути к папкам для импорта, экспорта и указать путь к папке модуля ACME. Если очистить эти поля и перезапустить программу, то пути пропишутся автоматически: экспорт и импорт в текущей папке, а путь к последней версии модуля ACME определится, если при установке модуля параметры установки были оставлены по умолчанию.

Программа может работать с модулем ACME версии 2007 года и более поздними. Необходимо только изменить путь к модулю ACME («Подготовительные операции» ® «Ввод атрибутов ЛПУ, настройка папок»).

2.4. Переход на новую версию программы.

Для перехода на новую версию программы необходимо:

· Последовательно нажать все кнопки экспорта данных. В результате будут созданы файлы в папке для экспорта данных с названиями, указанными на кнопках.

· Выйти из программы.

· Заменить программу путем удаления старой и копирования новой программы.

· Загрузить обновленную программу.

· Перейти на вкладку "Переход на новую версию программы".

· Последовательно нажать на все кнопки импорта данных. В результате ранее введенные данные будут присутствовать в обновленной программе.

Примечание. Обновленная программа обычно передается без справочников и баз данных. Если это не соблюдено, то необходимо воспользоваться режимом удаления всех данных перед режимом перехода на новую версию программы.

2.5. Численность населения.

Вводятся данные в разрезе возрастных группировок, согласно МКБ-10 на текущий год, по окончании текущего года вводятся новые данные на следующий год.

3. Помощь.

С помощью кнопки «Помощь» можно получить следующую информацию:

· О программе.

· Краткие рекомендации по работе.

· Не используемые коды.

· Нормативные документы.

· Руководство пользователя.

4. Ввод данных.

4.1. Ввод данных о смерти лиц, проживавших на территории области (прикрепленное население).

Осуществляется нажатие кнопки "По области" на главной кнопочной форме. В результате загружается форма ввода программы. Оператору предъявляется новая запись, в которой по умолчанию введены атрибуты учреждения. Желтым фоном выделены поля обязательные для заполнения. Поля с белым фоном также подлежат заполнению, но если нет информации, то можно их не заполнять.

Возможны два подхода по вводу данных:

· Ввод из первичной медицинской документации с последующей распечаткой на бланке медицинского свидетельства о смерти на принтере (кнопки "Лицевая часть" и "Оборотная часть") - предпочтительный вариант.

· Ввод с копии заполненного от руки медицинского свидетельства о смерти, представленного учреждениями, не имеющими компьютерной техники.

Процесс ввода данных заканчивается проверкой ошибок ввода по кнопке "Ошибки" Проверка ошибок включает в себя более 220 тестов, большая часть которых направлена на выявление ошибок кодирования.

В практической работе ввода данных с копии заполненного бланка часто встречаются случаи, когда на бумажном носителе имеются ошибки кодирования. При тестовом контроле в программе эти ошибки выявляются. В результате появляется необходимость внесения изменений в свидетельство.

В целях уменьшения трудоемкости работ по медицинскому свидетельству о смерти и обеспечения единства информации на бумаге и на электронных носителях рекомендуется ввод из первичной медицинской документации с распечаткой документа на принтере для органов ЗАГС и территориальных подразделений Росстата.

Ввод данных в поля, имеющие кнопку справа, может осуществляться следующими способами:

— Нажать кнопку, выбрать нужный вариант из предъявленного списка, щелкнув левой кнопкой мыши.

— Набирать текст, смотря на раскрытый список. По первым набранным символам компьютер предъявит совпадающие строки списка. Увидев в списке нужный вариант, оператор переходит на раскрытый список, и щелкает мышью по выбранной строке, вставляя тем самым в поле ее содержание.

Рекомендуется заполнять поля сверху вниз и с переходами по вкладкам слева направо.

Данная рекомендация основана на том, что в ряде случаев предыдущее поле определяет список текущего поля. Так, например, после ввода района области (месторасположения учреждения здравоохранения) в поле "Учреждения здравоохранения" будут отфильтрованы только те учреждения, которые находятся в этом районе.

Аналогичная ситуация с постоянным местом жительства и местом смерти: ввод района/города областного подчинения будет определять список населенных пунктов местного назначения.

При этом необходимо отметить, что фильтрация списка учреждений определяется привязкой этих учреждений к территориям справочником учреждений. На областном уровне эту привязку можно изменить.

Принадлежность городов к областному подчинению определяется кодами ОКАТО и ее изменить нельзя на областном уровне (ибо все изменения в него вносятся только на федеральном уровне).

При вводе данных необходимо иметь в виду, что в ряде случаев программа закрывает некоторые поля, делая это на основании введенной информации в предшествующие поля, тем самым, подсказывая оператору правильный вариант ввода.

Наиболее трудоемким и ответственным этапом ввода является кодирование всех введенных причин смерти при переходе на вкладку "п. 19(I).

В кодировании причин смерти следует придерживаться следующей методики:

· Первоначально следует воспользоваться кратким справочником синонимов.

Заполнение начинаем сверху вниз, со строки а). Открываем справочник, набираем в поле «Наименование диагноза» первые буквы формулировки причины смерти, раскрывается нужная часть списка синонимов, нажатием правой клавиши мыши вносим нужную формулировку причины смерти в строку, одновременно появляется код данной причины смерти.

Если формулировка причины смерти не найдена, то дважды кликаем мышью в поле ввода кода причины смерти. Появится форма поиска синонимов в справочнике. В верхней части окна показаны два поля для поиска: первое поле предназначено для кода, второе поле предназначено для названия. Поиск осуществляется по части кода и (или) названия внутри текста. После внесения в одно или в оба поля поиска данных, следует нажать кнопку «Выбрать». В результате этого список будет отфильтрован. Из уменьшенного по числу записей списка следует выбрать нужную строку (щелчком мыши по выбранной строке). Затем необходимо нажать кнопку "Внести". По этой команде в соответствующее поле п. 19 будут одновременно внесены код (правая часть) и название (левая часть). Кнопка "Найти" при работе с кратким справочником МКБ-10 позволяет раскрыть поисковое окно с целью нахождения нужной строки. Обратите внимание, что перед вызовом этого режима поиска необходимо щелкнуть по выбранному столбцу. Данный режим не фильтрует, а только находит нужную запись. Внесение выбранного кода и названия, как и в предыдущем варианте, осуществляется нажатием кнопки "Внести".

· Дополнительный режим поиска в кратком справочнике МКБ для ввода диагноза. Поиск запускается двойным нажатием мыши на поля текстового поля ввода диагноза пункта 19 (а также раздела II) свидетельства. При этом проводится поиск диагнозов из краткого справочника МКБ с наибольшим совпадением с введенным в поле текстом. Слова в тексте диагноза могут располагаться в произвольном порядке и даже содержать ошибки. Для использования режима требуется наличие файлов SearMkb.Dll и SearMkb.Txt в папке, где установлена ACMERU. Файл SearMkb.Txt автоматически формируется при загрузке краткого справочника MKB-10.

· Если не найдена нужная формулировка, то можно внести собственную формулировку (новый синоним), что рекомендуется делать в исключительных случаях.

В поле наименования причины смерти вводится собственная формулировка, а в поле кода, соответствующий ей код.

Примечание: на областном уровне введенный вручную синоним проверяется и, если он правильный, добавляется в краткий справочник, который периодически рассылается во все учреждения здравоохранения.

Перед использованием автоматического выбора первоначальной причины смерти, необходимо выполнить перестановку строк, для свидетельства, в котором указано более одной причины смерти. Алгоритм перестановки строк выполняет перестановку не только внутри класса, но при необходимости и между классами. Действие выполняется по кнопке «Замена строк». При этом восстанавливается логическая последовательность. Следует обратить внимание, что после перестановки строк может измениться первоначальная причина смерти!

Автоматический выбор первоначальной причины смерти осуществляется нажатием кнопки “АВТО”, после ввода всех причин смерти по данному свидетельству о смерти. В результате работы внешнего модуля ACME, в соответствующем поле будет проставлена отметка о первоначальной причине смерти и в соответствующем поле код причины смерти. Правомерным является вариант, когда нет отметки о первоначальной причине смерти, но код проставлен в соответствующем поле.

Возможен случай, когда нет отметки о первоначальной причине смерти и не заполнено поле кода причины смерти. В данном случае возможно два варианта: модуль ACME не определил данную комбинацию состояний (примерно 5%) или, что чаще всего, цепочка состояний записана неверно.

Действия оператора: проконсультироваться с врачом, заполнившим свидетельство, а, если это невозможно, - вернуть свидетельство врачу для переоформления.

Просмотр результата работы АСМЕ для конкретного свидетельства, с указанием всех диагнозов осуществляется по кнопке «П», расположенной рядом с кнопкой «АВТО». Результат просматривается после работы с кнопкой «АВТО».

В п.19 необходимо указать приблизительный период времени между началом патологического процесса и смертью. Время можно указать количеством лет, месяцев, недель, суток, часов, минут в любых комбинациях.

При правильно заполненном свидетельстве промежуток времени, расположенный строкой выше не может быть больше промежутка, находящегося на строке ниже.

По окончанию ввода медицинского свидетельства о смерти необходимо провести контроль на правильность заполнения, для этого необходимо нажать кнопку «Ошибки». Перечень ошибок указывается в протоколе, который при желании можно распечатать. Дополнительные ошибки проверяются в «Служебном режиме» (повторные записи, отсутствие четвертого знака, соответствие справочнику синонимов, применение «запрещенных» кодов, ошибки кодирования и др.). Все ошибки должны быть устранены на уровне ЛПУ.

После устранения всех ошибок бланк свидетельства распечатывают на принтере, подписывают врачом, заверяют печатью.

При печати второй части свидетельства на типографском бланке будет предложено внести дату выдачи и паспортные данные получателя свидетельства. Если заполнить предложенные данные, то они будут напечатаны на бланке. Если не заполнять, то эти данные можно затем внести в свидетельство вручную.

Кнопка “Поиск” позволяет раскрыть поисковое окно с целью нахождения нужного варианта.

Ввод дубликата медицинского свидетельства о смерти выполняется по кнопке “Ввод дубликата”.

Удаление просматриваемой записи производится по кнопке «Удаление».

4.2. Ввод случаев смерти иногородних лиц.

Этот режим отличается от предыдущего только кодированием места постоянного проживания. Для этого используется справочник "Территории", в котором даны коды других территорий России (без расшифровки), коды всех стран мира. Пользователь может дополнить справочник, если считает нужным детализировать место постоянного проживания иногородних лиц.

Рекомендуется кодировать нулем в справочнике "Территории" лицо без определенного места жительства.

Для иногородних лиц рекомендуется заполнять все строки места жительства, не конкретизируя, что понадобится для дальнейшего проведения аналитических работ.

5. Просмотр и корректировка данных.

Осуществляется кнопками:

· Полная база.

· Список за период.

· Полный список.

В результате нажатия кнопки "Полная база" загружается форма «Краткие данные в полной базе о смерти».

С помощью этой краткой формы в одном окне выведены наиболее важные для оценки качества информации поля для быстрого обзора всех записей в базе данных.

По кнопке «Удалить» можно удалить текущую запись, а по кнопке «Ошибки» получить протокол ошибок.

В случае необходимости пользователь может нажать кнопку "Подробная форма" и вывести только одну запись, соответствующую отображенной на краткой форме. В результате будет загружена подробная форма, соответствующая форме ввода иногородних лиц с областным справочником для кодирования места постоянного проживания.

В результате нажатия кнопки "Список за период" загружается форма.

Загруженная таблица имеет все поля. Число записей ограничено периодом времени, заданным в полях "начало" и "окончание" в главной кнопочной форме.

Из этой таблицы пользователь имеет возможность сформировать массив с уменьшенным числом столбцов (выбрать нужные). Для этого необходимо:

· Нажать кнопку "Формат" в верхней строке экрана.

· В раскрывшемся окне перейти на строку "Отобразить столбцы" и нажать клавишу "Enter".

· В раскрывшемся окне со списком всех колонок снять отметку с тех, которые не следует выводить.

· Нажать в отображенном окне кнопку "Закрыть".

В результате этих действий будет выведена на экран таблица с нужными для пользователя колонками.

В отображенной таблице пользователь имеет возможность отфильтровать нужные записи. Для этого он должен войти в нужное поле, в котором выделить часть информации курсором при нажатой левой кнопки мыши. Нажать правую клавишу мыши. В раскрывшимся окне перейти на строку «Фильтр по выделенному». Нажать левую клавишу мыши. В результате в основной (выбранной) форме будут отобраны все записи с имеющейся выделенной информацией для просмотра.

Рекомендуется использовать режим фильтрации по выделенному, который можно применять к уже отфильтрованному массиву. Таким образом, последовательной "фильтрацией по выделенному" можно просто реализовать достаточно сложные условия.

Указанную таблицу можно превратить в таблицу в формате Excel, для чего необходимо воспользоваться кнопками "Сервис" в верхней строке экрана с последующим переходом на строку "Связь с Office" и далее на строку "Анализ в MS Excel".

При нажатии кнопки “Полный список”, на экран выводится форма “Список умерших”, где по двойному клику правой клавишей мыши на любом поле пользователь перейдет в полную форму свидетельства о смерти.

6. Отчеты.

6.1. Отчеты по гибким запросам.

Отчеты формируются на основании результатов гибкого запроса, заданного пользователем. Режим позволяет, задавать диапазон условий. В зависимости от поставленных условий может быть получен различный результат по базе данных. Пользователь получит количество записей, удовлетворяющих заданным условиям. В запросе не участвуют свидетельства с не заполненными полями по условиям выбора.

Отчеты по гибким запросам представлены по первоначальной причине смерти и по множественным причинам смерти.

Отчеты по первоначальной причине смерти.

По кодам МКБ-10 и 16 условиям.

По кнопке «Выборка» пользователь задает условия, отмечая нужные поля.

По кнопке «Диаграммы и графики» пользователь задает условия отбора и выбирает отчет в виде диаграммы или графика, нажав соответствующую кнопку.

Отчет можно получить в абсолютных или относительных цифрах.

По классам МКБ-10, возрастам и 14 условиям.

По кнопке «Таблицы» пользователь задает условия отчета и выбирает нужный отчет в абсолютных цифрах или в виде показателей на 100000 населения.

Отчет с разбивкой по возрастам - младенческая смертность, до 35 лет и от 35 лет и более. В последнем отчете присутствует графа «Неизвестные», т.е. те, у кого нет даты смерти, в расчете участвует дата выдачи свидетельства вместо даты смерти.

Аналогично получаем отчеты по множественным причинам смерти по кнопкам «Выборка» и «Таблицы».

6.2. Качество посмертной диагностики

Диагностика проводится по результатам отчета по кнопке «Качество». Пользователю предоставлена возможность выбрать район области или получить отчет в целом по области, выбрать определенное учреждение или получить отчет по всем учреждениям данного района или области в целом. Обязательным условием для расчета качества является указание класса заболеваний по MKB-10. Отчеты можно получить в трех вариантах: по государственным ЛПУ, по муниципальным ЛПУ, по всем ЛПУ.

6.3 Диаграмма «Смертность по возрастам за выбранный отчетный период»

Результатом данного отчета является диаграмма, аналогичная соответствующему запросу по заданным условиям.

6.4 «Дубликаты»

Используя режим «Дубликаты» пользователь может получить список выданных дубликатов по базе данных.

6.5 Списки по территориям и области

Подробные отчеты формируются по территориям и области (без иногородних).

Краткий отчет по кнопке «Экспресс-выборка».

7. Операции с базой

Основная задача данного режима объединение информации на уровне города, района и области. Объединение данных предусматривает контроль правильности выбора первоначальной причины смерти.

· Импорт данных в промежуточную базу по кнопке «.txt»

Для проведения визуального контроля, данные записываются в промежуточную базу. При этом выводятся поочередно все записи в кратком виде. Если первоначальная причина смерти выбрана неверно, то контролирующий специалист исправляет ошибку и делает отметку «Просмотрена», при этом программа переходит на следующую запись. Если информации для просмотра недостаточно, на краткой форме существует кнопка «Полная форма» для перехода на просмотр полной формы данной записи.

· Кнопка «Просмотр» позволяет просмотреть записи промежуточной базы, не прошедшие контроль.

· Кнопки «Да» и «Нет» позволяют соответственно, произвести отметки в записях промежуточной базы перед переносом данных в рабочую базу.

· После просмотра и корректировки всех записей, свидетельства переписываются в основную базу кнопка «Импорт».

Экспорт данных.

· Экспорт данных из рабочей базы (всех данных и данных за определенный период времени)

· Просмотр и экспорт данных по кодам (в интервале) за период по первоначальной причине смерти.

· Просмотр и экспорт данных по кодам (в интервале) за период времени по множественным причинам смерти.

· Импорт справочников при изменениях на областном уровне “ОКАТО”, “Учреждения”, “Полный МКБ-10”, “Краткий МКБ-10”.

При просмотре промежуточной базы возможно проведение тестирования на наличие ошибок и исправление ошибок, аналогично работе с основной базой.

Статистика рабочей базы и тестирование ее на наличие ошибок. По кнопке “Статистика” выдается отчет о количестве записей в районах области по месту проживания и количество иногородних.

При импорте исходный файл medsbase.txt должен находиться в папке для импорта данных.

При экспорте из баз данных, в папке для экспорта создается файл medsbase.txt, так как файлы баз данных имеют одинаковые имена, то для работы с ними используют отдельные папки, в которые следует копировать файлы medsbase.txt, имеющие названия территорий и отчетный период.

8. Служебный режим.

(Нажать на надпись “Медицинское свидетельство о смерти” на главной форме)

Служит для работы с базами данных, для тестирования баз, выявления и устранения ошибок, а также дополнительных процедур:

8.1. Операций с промежуточной базой:

— просмотр
— удаление
— почта (возврат базы данных с большим числом ошибок по эл.почте)
— экспорт

8.2. Операций с основной базой:

— ошибки выявляются по следующим кнопкам «Число», «Виды», «Исправления»

— тестирование основной базы с непосредственным исправлением ошибок из текущей формы

Последовательно осуществляют нажатие следующих кнопок: повторы – 1, 2

Для определения повторных свидетельств используются различные тесты с учетом сравнения различных полей свидетельства о смерти.

Повторы 1 – записи считаются повторными при условии, что совпадают поля: «Вид свидетельства», «Номер серии», «Номер свидетельства», «Выдача свидетельства» и «Пол».

Повторы 2 – записи считаются повторными при условии, что совпадают поля «серия», «Фамилия», «Пол», «Дата смерти».

— список свидетельств, выданных взамен предварительных или окончательных: кнопка «Взамен»

Данный режим позволяет получить список свидетельств, которые выданы взамен предварительных или взамен окончательных. Режим нужен для поиска и удаления из базы предварительно выданных свидетельств, взамен которых уже выданы окончательные. В левой части списка показаны свидетельства, выданные взамен предварительных или взамен окончательных. В правой части списка показаны свидетельства, выданные как предварительные. Чтобы полностью посмотреть свидетельство, необходимо нажать на кнопку "Полная форма". Для удаления свидетельства (предварительно выданного!!!) нажимают кнопку "Полная форма" и в открывшейся форме на кнопку "Удалить".

— 3-х значный код, выдается список записей с кодами без 4 знака.

— тесты – 1, 2, 3, 4, 5 (рекомендуется провести все тесты)

Тест 1 – тест соответствия: сравнения названий кодов по первым 4 полям свидетельства о смерти. Результатом является список ошибочных записей с указанием данных по полям «Вписано», «Текст по МКБ10», «Синоним».

Тест 2 – сравнение кодов по наименованиям и сравнение по кодам

Тест 3 – записи без кодов

Тест 4 – записи с формулировкой кода без использования справочников

Тест 5 – записи с формулировкой кода из полного справочника МКБ-10

— исправление

Все выявленные ошибки должны быть исправлены непосредственно из режимов, в которых находится пользователь. Корректировку записи можно вызвать двойным щелчком левой кнопки мыши по любому полю.

— Режим пакетного автоматического определения первоначальной причины смерти заданной базы данных (кнопка «АСМЕ») предназначен для предварительного просмотра результатов автоматического кодирования и перекодирования неверно указанных первоначальных причин смерти.

Примечание: перед использованием данного режима необходимо подготовить базу данных (объединить, исправить ошибки, устранить повторы и т.д.).

Используют 2 варианта.

При первом варианте необходимо:

– выполнить замену строк;

– выполнить запуск ACME;

– выполнить просмотр по кнопке «Результат ACME» или «Отвергнутые ACME».

Корректировка данных невозможна (только просмотр).

Во втором случае (рекомендуется) корректировка возможна при двойном нажатии левой клавиши мыши.

Выполняют замену строк, производят запуск АСМЕ, затем:

· перекодировка

Затем производят или импорт в обе базы– принятые – в основную базу, отвергнутые – в промежуточную базу (рекомендуется) или все в основную базу.

· выход через кнопку «Операции с базой» в режим исправления в промежуточной базе

· последовательный просмотр каждой записи через кнопку «Просмотр», коррекция выбора первоначальной причины смерти при необходимости с отметкой о просмотре каждой записи. В случае отсутствия исправлений, можно выйти из режима и сделать общую отметку о просмотре (кнопка «выделить»). Нажатием кнопки «Импорт» добавляют все просмотренные записи в основную базу. В режиме таблицы («Служебный режим») производят проверку наличия всех записей в основной базе (по счетчику). Производят еще одну проверку – количество отвергнутых АСМЕ записей до пакетной обработки должно равняться количеству пустых записей по полю «BX» таблицы (кнопка «просмотр» в служебном режиме).

Далее возможен возврат на кнопку «Запуск ACME», чтобы убедиться в правильности результата.

После пакетного автоматического определения первоначальной причины смерти база данных готова к статистическому анализу.

— импорт данных непосредственно в основную базу и просмотр базы данных

— экспорт данных из основной базы в деперсонифицированном (усеченном) виде

— формирование и экспорт списка из базы данных по территориям по месту постоянного проживания для проведения анализа

— статистика базы данных

Программа может использоваться на различных уровнях:

1. Уровень лечебно-профилактического учреждения

- подготовительные операции

- ввод информации о смерти – жителей своей территории и иногородних – с автоматизированным кодированием и автоматическим определением первоначальной причины смерти в каждом свидетельстве

- проверка и устранение всех ошибок

- распечатка бланка свидетельства на принтере

- экспорт базы данных, ее хранение и передача на вышестоящий уровень

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

2. Районный (городской) уровень

- импорт баз данных всех подведомственных учреждений здравоохранения

- тестирование всей базы данных

- проверка и устранение выявленных ошибок

- экспорт объединенной базы данных, ее хранение и передача на областной уровень

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

3. Областной (краевой) уровень

- импорт баз данных всех территорий

- повторное тестирование каждой базы данных, выявление и устранение единичных ошибок

- возвращение базы данных на доработку при наличии большого числа ошибок

- экспорт тестированных и исправленных баз данных и их отдельное хранение

- слияние исправленных баз данных территорий в единую областную (краевую) базу

- пакетная обработка всей базы данных блоком АСМЕ (автоматический выбор первоначальной причины смерти) и ручная верификация отвергнутых записей

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

- обработка двух баз данных территорий – до верификации и после нее, и отправка полученного протокола в территории для проведения анализа ошибок с целью недопущения их повторения (используются отдельные программы).

- пополнение справочников и ежеквартальная их рассылка территориям по системе электронной почты

- хранение всех баз данных и проведение детального анализа

- отправка базы данных на федеральный уровень с соблюдением принципа конфиденциальности по системе электронной почты

- выпуск статистических справочников по смертности

- выпуск бюллетеней о качестве заполнения медицинских свидетельств о смерти и качестве посмертной диагностики

4.Федеральный уровень

- импорт деперсонифицированных баз данных всех территорий

- слияние баз данных всех территорий в единую базу данных

- получение оперативной статистической информации в предлагаемых форматах за любой период времени

- проведение анализа на основании полученной информации и выпуск статистических справочников

9. Выход из программы осуществляется при нажатии кнопки «Выход» на главной форме.

Практические советы

Подготавливают нормативные правовые акты (приказы) по органу управления здравоохранением субъекта Российской Федерации и муниципальных образований по организации мониторинга смертности в каждом учреждении здравоохранения. Определяют порядок и периодичность сбора информации.

Определяют ответственных лиц по каждому учреждению (зам.главврачей по мед.части или др.).

Проводят обучение ответственных лиц на уровне субъекта Российской Федерации (врач и программист), которые будут собирать и обобщать базы данных.

Желательно в учреждениях использовать метод «централизованной» выдачи медицинских свидетельств о смерти:

в каждом ЛПУ обучают оператора, в случае смерти врач заполняет первичную медицинскую документацию (выписной эпикриз, в котором должен быть правильно сформулирован посмертный диагноз), диктует оператору все необходимые сведения из первичной медицинской документации, с помощью компьютерной программы заполняется свидетельство, автоматически врача кодируются все введенные причины смерти, выбирается первоначальная причина смерти.

Далее устраняются все имеющиеся ошибки, свидетельство распечатывается на принтере, просматривается и подписывается врачом, а также лицом, ответственным за выдачу медицинских свидетельств о смерти, заверяется печатью учреждения и выдается на руки родственникам.

Возможна также выдача свидетельств ручным способом, в этом случае информация вводится в программу из копии выданного свидетельства. В случае наличия ошибок, рекомендуется их исправить и довести до сведения врача, выдавшего свидетельство.

Обязательно проводят семинары для операторов и врачей.

Врачи должны быть обучены правилам заполнения свидетельств в соответствии с правилами и требованиями МКБ-10.

Все допущенные ошибки анализируются и направляются в орган управления здравоохранением для разбора с целью недопущения в дальнейшем.

На уровне субъекта Российской Федерации все полученные от городов и районов базы данных хранят в отдельных папках (по названию территории и отчетному периоду (месяц, квартал, год). Каждая база данных верифицируется отдельно и, после исправления ошибок, импортируется в общую базу данных. При наличии большого числа ошибок база данных возвращается в территорию для доработки.

После сбора полной базы данных за отчетный период проводится пакетная обработка (см. «Служебный режим», раздел 8). После этого база данных готова для анализа (см. «Отчеты», раздел 6).

Формируются все необходимые таблицы, диаграммы, графики за отчетный период для органов управления здравоохранением субъекта Российской Федерации и муниципальных образований.

Желательно провести анализ смертности не только по классам МКБ-10, но и по отдельным наиболее часто встречающимся нозологическим единицам. Сравнительные таблицы по территориям и анализ причин смерти служат основанием для корректировки планов снижения смертности от управляемых причин.