АРМ ПС

Автоматизированная система

“СИСТЕМА СБОРА, НАКОПЛЕНИЯ И АНАЛИЗА ДАННЫХ О РОЖДЕНИИ”

Программное обеспечение (версия 5.4, 2010 г.)

Руководство пользователя

АННОТАЦИЯ

Данное руководство представляет пользователю последовательность действий при работе с программой MEDRDN. Описывает действия пользователя по эксплуатации данного программного обеспечения.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Назначение программы

2. Выполнение программы

1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ

Автоматизированная система MEDRDN предназначена для ввода свидетельства о рождении, распечатки бланка свидетельства о рождении на принтере, сбора, накопления и анализа данных о рождаемости на основании введенных свидетельств о рождении. Программный комплекс поддерживает в полном объеме процесс ввода медицинского свидетельства о рождении и выдачи бланка свидетельства на печать.

Автоматизированная система предназначена для ЛПУ (лечебно-профилактических учреждений). После ввода данных и устранения ошибок в лечебно-профилактическом учреждении, база данных может быть сдана на вышестоящий (областной) уровень. На областном уровне после повторной проверки на наличие ошибок, формируется областная база за определенный промежуток времени для проведения анализа.

Предоставление базы в не конфиденциальном виде осуществляется путем усечения записей: фамилии, имени, отчества и адреса умерших (улица, дом, квартира).

Автоматизированная система функционирует в среде Windows 98 и выше, использует систему управления базами данных Microsoft Access 2000, 2002 и 2003.

2. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОГРАММЫ

1. Запуск программы.

Осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку на рабочем столе. В результате загружается исходная форма программы (главная кнопочная форма).

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Подготовительные операции.

· Помощь.

· Ввод данных по области.

· Ввод данных по иногородним.

· Просмотр и корректировка данных полной базы (объединяющей проживавших на территории области и вне ее).

· Вывод списка рожденных за период времени (установленный в окнах "начало" и "окончание").

· Выбор (загрузка полной формы) из списка рожденных.

· Отчеты.

· Операции с базой.

· Служебный режим, месторасположение скрытой кнопки указывается тем, кто должен объединять информационные потоки на уровне района или области.

2. Подготовительные операции.

В этом режиме загружается форма «Подготовительные операции».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

· Ввод справочников.

· Удаление данных из всех баз программы (основной, промежуточной, дубликатов).

· Ввод атрибутов учреждения и настройка папок импорта-экспорта данных.

· Переход на новую версию программы путем выгрузки введенных данных, включая справочные, с последующей загрузкой в обновленную программу.

2.1. Ввод справочников.

В этом режиме загружается форма «Справочники».

С помощью кнопок, размещенных на ней, можно загрузить следующие режимы работы программы:

Просмотр справочников (пользователь не вводит в них информацию), поддерживаемых на областном уровне с целью обеспечения единства представления данных:

· Справочник ОКАТО с полным представлением территории области и кратким - для других территорий.

· Справочник учреждений области.

· Справочник местоположения учреждений.

· Справочник статуса учреждения.

Примечание. Для ведения справочников имеется отдельное программное обеспечение.

Ввод данных в справочники, поддерживаемых пользователем (пополнение, изменение, удаление):

· Справочник врачей (учреждения – пользователя).

· Справочник территорий вне области (другие территории России и другие государства).

· Справочник улиц.

Следует обратить внимание на наличие в справочнике учреждений здравоохранения области привязки к коду территории. На областном уровне ее можно сделать разным образом. Можно привязывать учреждение только к району области. Тогда в отчетах будут приведены данные в разрезе районов области. Если указывать местонахождение учреждения здравоохранения непосредственно к городу (поселку), то тогда в отчетах будут присутствовать наряду с районом области и города (поселки). В результате численность умерших будет перераспределена по тем территориям, к которым осуществлена привязка учреждений здравоохранения. При кодировании учреждений недопустимо использование служебных символов.

Справочники областного уровня поддерживаются централизовано. Файлы обновления должны рассылаться учреждениям здравоохранения. Обновление справочников осуществляется через режим "Операции с базой".

2.2. Удаление данных.

Осуществляется из всех баз с предварительным подтверждением.

При необходимости пользователь имеет возможность осуществить сжатие базы (пункт меню «Сервис\Сжатие базы данных») .

2.3. Ввод атрибутов учреждения и настройка папок.

Атрибуты учреждения вводятся перед началом работы с медицинским свидетельством о рождении и вводятся один раз для учреждения.

Название области выбирается из справочника «ОКАТО», код области проставляется автоматически, аналогично вводится район и учреждение.

Статус учреждения выбирается из соответствующего справочника. Серия проставляется по правилам установленным на данной территории.

В результате введенных атрибутов учреждения при вводе новой записи свидетельства о смерти пользователю по умолчанию будут предлагаться данные об учреждении здравоохранения. При необходимости пользователь имеет возможность их отвергнуть и ввести иные данные.

Должны быть обязательно заполнены все поля формы.

Необходимо прописать пути к папкам для импорта, экспорта. Если очистить эти поля и перезапустить программу, то пути пропишутся автоматически: экспорт и импорт в текущей папке.

2.4. Переход на новую версию программы.

Для перехода на новую версию программы необходимо:

· Последовательно нажать все кнопки экспорта данных. В результате будут созданы файлы в папке для экспорта данных с названиями, указанными на кнопках.

· Выйти из программы MEDRDN.

· Заменить программу путем удаления старой и копирования новой программы.

· Загрузить обновленную программу.

· Перейти на вкладку "Переход на новую версию программы".

· Последовательно нажать на все кнопки импорта данных. В результате ранее введенные данные будут присутствовать в обновленной программе.

Примечание. Обновленная программа обычно передается без данных. Если это не соблюдено, то необходимо воспользоваться режимом удаления всех данных перед режимом перехода на новую версию программы.

3. Помощь.

С помощью кнопки «Помощь» можно получить следующую информацию:

· О программе.

· Краткие рекомендации по работе.

· Руководство пользователя.

4. Ввод данных.

4.1. Ввод свидетельств о рождении для матерей, живущих на территории области.

Осуществляется нажатие кнопки "По области" на главной кнопочной форме. В результате загружается форма ввода программы. Оператору предъявляется новая запись. Поля подлежат заполнению, но если нет информации, то допустимо их не заполнять.

Возможны два подхода по вводу данных:

· Ввод с медицинской документации с последующей распечаткой бланка медицинского свидетельства о рождении на принтере (кнопки "Лицевая " и "Оборотная ") - предпочтительный вариант.

· Ввод с заполненного от руки медицинского свидетельства о рождении, представленного учреждениями, не имеющими компьютерной техники.

Процесс ввода данных заканчивается проверкой ошибок ввода по кнопке "Ошибки".

В целях уменьшения трудоемкости работ по медицинскому свидетельству о рождении и обеспечения единства информации на бумаге и на электронных носителях рекомендуется ввод с медицинской документации с распечаткой документа на принтере для статистических органов.

Ввод данных в поля, имеющие кнопку справа, может осуществляться следующими способами:

— Нажать кнопку, выбрать нужный вариант из предъявленного списка, щелкнув левой кнопкой мыши.

— Набирать текст, смотря на раскрытый список. По первым набранным символам компьютер предъявит совпадающие строки списка. Увидев в списке нужный вариант, оператор переходит на раскрытый список, и щелкает мышью по выбранной строке, вставляя тем самым в поле ее содержание.

Рекомендуется заполнять поля сверху вниз и с переходами по вкладкам слева направо.

Данная рекомендация основана на том, что в ряде случаев предыдущее поле определяет список текущего поля. Так, например, после ввода района области (месторасположения учреждения здравоохранения) в поле "Учреждения здравоохранения" будут отфильтрованы только те учреждения, которые находятся в этом районе. Аналогичная ситуация с постоянным местом жительства: ввод района/города областного подчинения будет определять список населенных пунктов местного назначения.

При этом необходимо отметить, что фильтрация списка учреждений определяется привязкой этих учреждений к территориям справочником учреждений. На областном уровне эту привязку можно изменить.

Принадлежность городов к областному подчинению определяется кодами ОКАТО и ее изменить нельзя на областном уровне (ибо все изменения в него вносятся только на федеральном уровне).

По окончанию ввода медицинского свидетельства о рождении необходимо провести контроль на правильность заполнения, для этого необходимо нажать кнопку «Ошибки». Перечень ошибок указывается в протоколе, который при желании можно распечатать. Все ошибки должны быть устранены на уровне ЛПУ.

После устранения всех ошибок бланк свидетельства распечатывают на принтере, подписывают врачом, заверяют печатью .

Кнопка “Поиск” позволяет раскрыть поисковое окно с целью нахождения нужного варианта.

Ввод дубликата медицинского свидетельства о рождении выполняется по кнопке “Ввод дубликата”.

Удаление просматриваемой записи производится по кнопке «Удалить».

4.2 Ввод свидетельств о рождении для матерей, живущих вне территории области.

Этот режим отличается от предыдущего только кодированием места постоянного проживания. Для этого используется справочник "Территории", в котором даны коды других территорий России (без расшифровки), коды всех стран мира. Пользователь может дополнить справочник, если считает нужным детализировать место постоянного проживания иногородних лиц.

Для иногородних лиц рекомендуется заполнять все строки места жительства, не конкретизируя, что понадобится для дальнейшего проведения аналитических работ.

5. Просмотр и корректировка данных.

Осуществляется кнопками:

· Полная база данных.

· Перечень в интервале дат.

· Выбрать из списка в интервале дат.

В результате нажатия кнопки "Полная база" загружается подробная форма, соответствующая форме ввода иногородних лиц с областным справочником для кодирования места постоянного проживания.

В результате нажатия кнопки "Список за период" загружается форма.

Загруженная таблица имеет все поля. Число записей ограничено периодом времени, заданным в полях "начало" и "окончание" в главной кнопочной форме.

Из этой таблицы пользователь имеет возможность сформировать массив с уменьшенным числом столбцов (выбрать нужные). Для этого необходимо:

· Нажать кнопку "Формат" в верхней строке экрана.

· В раскрывшемся окне перейти на строку "Отобразить столбцы" и нажать клавишу "Enter".

· В раскрывшемся окне со списком всех колонок снять отметку с тех, которые не следует выводить.

· Нажать в отображенном окне кнопку "Закрыть".

В результате этих действий будет выведена на экран таблица с нужными для пользователя колонками.

В отображенной таблице пользователь имеет возможность отфильтровать нужные записи. Для этого он должен войти в нужное поле, в котором выделить часть информации курсором при нажатой левой кнопки мыши. Нажать правую клавишу мыши. В раскрывшимся окне перейти на строку «Фильтр по выделенному». Нажать левую клавишу мыши. В результате в основной (выбранной) форме будут отобраны все записи с имеющейся выделенной информацией для просмотра.

Оценивая опыт работы с программой, следует отметить, что пользователь предпочитает пользоваться режимом фильтрации по выделенному, который можно применять к уже отфильтрованному массиву. Таким образом, последовательной "фильтрацией по выделенному" можно просто реализовать достаточно сложные условия.

Указанную таблицу можно превратить в таблицу в формате Excel, для чего необходимо воспользоваться кнопками "Сервис" в верхней строке экрана с последующим переходом на строку "Связь с Office" и далее на строку "Анализ в MS Excel".

При нажатии кнопки “Выбрать из списка в интервале дат”, на экран выводится форма “Перечень”, где по двойному клику правой клавишей мыши на любом поле пользователь перейдет в полную форму свидетельства о рождении.

6. Отчеты.

Отчеты формируются на основании результатов гибкого запроса, заданного пользователем. Режим позволяет, задавать диапазон условий. В зависимости от поставленных условий может быть получен различный результат по базе данных. Пользователь получит количество записей, удовлетворяющих заданным условиям. В запросе не участвуют свидетельства с не заполненными полями по условиям выбора.

· Выборка.

· Диаграмма рождаемости по месяцам.

· Распределение родившихся по массе тела.

Пользователь задает условия, отмечая нужные поля.

По кнопке «Диаграмма» пользователь получает отчет в виде диаграммы.

По кнопке «Масса тела» пользователь получает отчет с разбивкой по массе тела.

7. Операции с базой.

Основная задача данного режима объединение информации на уровне района и области.

· Импорт данных в промежуточную базу по кнопке «.txt»

Для проведения визуального контроля, данные записываются в промежуточную базу. При этом выводятся поочередно все записи.

· Кнопка «Просмотр» позволяет просмотреть записи промежуточной базы, не прошедшие контроль.

· После просмотра и корректировки всех записей, свидетельства переписываются в основную базу кнопка «Импорт».

Экспорт данных.

· Экспорт данных из рабочей базы (всех данных и данных за определенный период времени)

· Импорт справочников при изменениях на областном уровне “ОКАТО”, “Учреждения”.

При просмотре промежуточной базы, возможно проводить тестирование ее на наличие ошибок и исправлять ошибки, аналогично работе с основной базой.

При импорте исходный файл base09.txt должен находиться в папке для импорта данных.

При экспорте данных из баз данных в папке для экспорта создается файл base09.txt, так как файлы баз данных имеют одинаковые имена, то для работы с ними используют отдельную папку, в которую следует копировать файлы base09.txt в отдельные папки, имеющие названия территорий и отчетный период.

8. Служебный режим.

(Нажать на надпись “Медицинское свидетельство о рождении” на главной форме)

Служит для работы с базами данных, выявления и устранения ошибок, а также дополнительных процедур:

8.1. Операций с промежуточной базой:

— просмотр
— удаление
— почта
— экспорт

8.2. Операций с основной базой:

— просмотр
— удаление

— удаление

— повторы, выдается таблица повторных записей

— импорт данных непосредственно в основную базу и просмотр базы данных

8.3. Список записей без дат:

При нажатии кнопки, выдается список записей без даты рождения.

9. Программа может использоваться на различных уровнях:

1. Уровень лечебно-профилактического учреждения

-подготовительные операции

-ввод информации о рождении – для матерей, жителей своей территории и иногородних

-проверка и устранение всех ошибок

-распечатка бланка свидетельства на принтере

-экспорт базы данных, ее хранение и передача на вышестоящий уровень

-получение отчетной информации в предлагаемых форматах за любой период времени

2. Районный (городской) уровень

-импорт баз данных всех подведомственных учреждений здравоохранения

-тестирование всей базы данных

-проверка и устранение выявленных ошибок

-экспорт объединенной базы данных, ее хранение и передача на областной уровень

-получение отчетной информации в предлагаемых форматах за любой период времени

3. Областной (краевой) уровень

-импорт баз данных всех территорий

-повторное тестирование каждой базы данных, выявление и устранение единичных ошибок

-возвращение базы данных на доработку при наличии большого числа ошибок

-получение отчетной информации в предлагаемых форматах за любой период времени

-пополнение справочников и их рассылка территориям по системе электронной почты

-хранение всех баз данных и проведение детального анализа

4.Федеральный уровень

-импорт баз данных всех территорий

-слияние баз данных всех территорий в единую базу данных

-получение отчетной информации в предлагаемых форматах за любой период времени

10. Выход из программы осуществляется при нажатии кнопки «Выход» на главной форме.